ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ପାଇଁ ପ୍ରସ୍ତୁତି

ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ

କର୍ପୋରେଟ୍ ଜଗତରେ ନିୟମିତ ବ୍ୟବଧାନରେ ବୈଠକମାନ ହୋଇଥାଏ । କମ୍ପାନୀର ନୂଆ ଯୋଜନା,ରଣକୌଶଳ, ବ୍ୟବସାୟିକ ପ୍ରଦର୍ଶନ ଆଦି ପ୍ରସଙ୍ଗ ଉପରେ ଆଲୋଚନା କରିବା ପାଇଁ କମ୍ପାନୀର ଉଚ୍ଚସ୍ତରୀୟ ଅଧିକାରୀଙ୍କଠାରୁ ଆରମ୍ଭ କରି ନିମ୍ନସ୍ତରୀୟ କର୍ମଚାରୀ ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ସମସ୍ତଙ୍କୁ ବୈଠକରେ ଅଂଶଗ୍ରହଣ କରିବାକୁ ଡକାଯାଇଥାଏ । କୌଣସି ଏକ ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ସ୍ଥାନ ହେଉ କିମ୍ବା ତାରକା ହୋଟେଲ ଅଥବା କମ୍ପାନୀର ନିଜସ୍ଵ ସମ୍ମିଳନୀ କକ୍ଷରେ ଏହି ବୈଠକର ଆୟୋଜନ କରାଯାଇଥାଏ । ଏହି ଅବସରରେ ବିଭିନ୍ନ ବିଷୟ ଉପରେ ସମୀକ୍ଷା କରାଯିବା ସହ ଭାବ ବିନିମୟ ହୋଇଥାଏ । ଉଚ୍ଚାଧିକାରୀମାନେ ମଧ୍ୟ ଏହା ଜରିଆରେ ବିଭିନ୍ନ ବିଭାଗର କର୍ମଚାରୀମାନଙ୍କୁ ତର୍ଜମା କରିବାର ମଉକା ପାଇଥାନ୍ତି । ଏବେ ଡିଜିଟାଲ ଯୁଗରେ ସବୁକିଛି ଟେକ୍ନୋଲୋଜି ଜରିଆରେ ହେଉଛି । ତେଣୁ କର୍ପୋରେଟ୍ ମିଟିଂଗୁଡିକ ମଧ୍ୟ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସିଙ୍ଗ ମାଧ୍ୟମରେ ହେଲାଣି। ଏହା ଉଭୟ କର୍ମଚାରୀ ଏବଂ କମ୍ପାନୀ ପାଇଁ ଲାଭଦାୟକ ସାବ୍ୟସ୍ତ ହେଉଛି । କମ୍ପାନୀଗୁଡିକର ଅନେକ ପରିମାଣର ଅର୍ଥ ବଞ୍ଚିଯାଉଛି । ଖର୍ଚ୍ଚକାଟ ଯୁଗରେ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ଏକ ଉତ୍ତମ ଟ୍ରେଣ୍ଡ ସାବ୍ୟସ୍ତ ହୋଇଛି ।

ସ୍ମାର୍ଟ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟର ଏକ ଅଂଶ ଭାବେ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ପରିଗଣିତ ହୋଇଛି । ହୋଟେଲ, ଖାଦ୍ୟ ଏବଂ । ପାନୀୟରେ ଅଯଥା ବୃହତ୍ ପରିମାଣର ଅର୍ଥ ବ୍ୟୟ କରିବା ପାଇଁ ଆଉ କମ୍ପାନୀଗୁଡିକ ଚାହୁନାହାନ୍ତି । ତେଣୁ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ପ୍ରାଥମିକତା ଦେଉଛନ୍ତି । ଏଥିପାଇଁ ଅଧିକ କଷ୍ଟ କରିବାକୁ ପଡି ନ ଥାଏ । ମାତ୍ର କିଛି ଘଣ୍ଟା ମଧ୍ୟରେ ମିଟିଂର ଆୟୋଜନ କରାଯାଇପାରେ । ଅତ୍ୟାଧୁନିକ ଟେକ୍ନୋଲୋଜିବିଶିଷ୍ଟ କ୍ୟାମେରା ଏବଂ ସାଉଣ୍ଡ, ସିଷ୍ଟମ୍ ଅଧିକା°ଶ ଅଫିସ୍‌ର ସମ୍ମିଳନୀ କକ୍ଷରେ ସ୍ଥାନ ପାଇଛି । ତେଣୁ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସିଙ୍ଗ ସହଜ ହୋଇପାରିଛି । ତା'ଛଡା ସ୍କାଇପ, ଗୁଗୁଲ୍ ଡୁଓ. ଆଇଏମ୍ଓ ଭଳି ସାଧାରଣ ସଫ୍ଟୱେର ଓ ହ୍ଵାଟସଆପ ଆପ୍ଲିକେଶନ୍ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସିଙ୍ଗ ପ୍ରକ୍ରିୟାକୁ ସରଳ କରିପାରିଛି ।

କିପରି ହେବେ ପ୍ରସ୍ତୁତ

- ସାଧାରଣତଃ କମ୍ପାନୀର ପ୍ରଦର୍ଶନକୁ ସମୀକ୍ଷା କରିବା ପାଇଁ ତଥା ନୂଆ ଉତ୍ପାଦର ବଜାର ପ୍ରବେଶ, ବିଭିନ୍ନ ଯୋଜନାର ଶୁଭାରମ୍ଭ, କମ୍ପାନୀର ମାର୍କେଟିଂ ଯୋଜନା, ଇଣ୍ଟର୍ନାଲ ପ୍ରମୋଶନ୍, ଟ୍ରାନ୍ସଫର, ଟ୍ରେନିଂ ଏବଂ ନିଯୁକ୍ତି ପାଇଁ କର୍ମଚାରୀମାନଙ୍କୁ ପରଖିବା ଲାଗି ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସର ଆୟୋଜନ କରାଯାଇଥାଏ । ତେଣୁ ଉକ୍ତ ଦୃଷ୍ଟିକୋଣରୁ ନିଜକୁ ପ୍ରସ୍ତୁତ କରିବା ଦରକାର ।

• ଯଦି ଆପଣ ଏକ କମ୍ପାନୀର କର୍ମଚାରୀ ଏବଂ କମ୍ପାନୀ ପକ୍ଷରୁ ଏହାର ବ୍ୟବସାୟିକ ପ୍ରଦର୍ଶନକୁ ନେଇ ଏକ ସମୀକ୍ଷା ବୈଠକ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସିଙ୍ଗ ମାଧ୍ୟମରେ ହେଉଥାଏ ତା'ହେଲେ ଆପଣ କମ୍ପାନୀର ବିକ୍ରି, ରାଜସ୍ଵ, ପୂର୍ବ ମାସ ଓ ବର୍ଷ ଗୁଡିକର ବ୍ୟବସାୟିକ ଫଳାଫଳକୁ ନେଇ ସବୁକିଛି ତଥ୍ୟ ସାଙ୍ଗରେ ରଖୁଥିବା ଆବଶ୍ୟକ ।
• ଯେଉଁ ପ୍ରସଙ୍ଗଗୁଡ଼ିକ ଏଜେଣ୍ଡାରେ ରହିଛି। ଉକ୍ତ ସମ୍ବନ୍ଧୀୟ ତଥ୍ୟଗୁଡ଼ିକୁ ଏକ ଫାଇଲରେ ସାଙ୍ଗରେ ନେଇ କନ୍ଫରେନ୍ସକୁ ଯାଆନ୍ତୁ । ଫଳରେ ତଥ୍ୟ ଉପସ୍ଥାପନ କରିବା ସମୟରେ ଆପଣ ଏଗୁଡିକୁ ରେଫରେନ୍ସ ଭାବେ ବ୍ୟବହାର କରିପାରିବେ ।
• ପ୍ରତିଦ୍ଵନ୍ଦ୍ଵୀଙ୍କ ତୁଳନାରେ ନିଜ କମ୍ପାନୀକୁ ଆଗକୁ ବଢ଼ାଇବା ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କ ନିକଟରେ ଯଦି କୌଣସି ଭଲ ରଣକୌଶଳ ଥାଏ ତା’ହେଲେ ବୈଠକରେ ନିଜର ପ୍ରସ୍ତାବକୁ ଉପସ୍ଥାପନ କରନ୍ତୁ । ମନେରଖନ୍ତୁ ଏହା ଗ୍ରହଣୀୟ ହୋଇଥିବା ଦରକାର ।

-ପ୍ରତିଦ୍ଵନ୍ଦୀଙ୍କ ଦ୍ଵାରା ଉପଲବ୍ଧ ବିଭିନ୍ନ ଉତ୍ପାଦ, ତାହାର ମୂଲ୍ୟ, ଉପଲବ୍ଧତା, ସେମାନଙ୍କ ଅଫର୍ ବିଷୟରେ ମଧ୍ୟ ଆପଣଙ୍କନିକଟରେ ଜ୍ଞାନ ରହିଥିବା ଦରକାର ।

-ଯଦି ଆପଣ ସରକାରୀ ଅଫିସ୍‌ରେ କାର୍ଯ୍ୟ କରୁଥାନ୍ତି ତା'ହେଲେ କମ୍ପାନୀର ସର୍କୁଲାର, ନୀତି ନିୟମ, ବଜେଟ୍, କାର୍ଯ୍ୟକାରିତା, ବ୍ୟୟ ବିବରଣୀ ଆଦି ଆପଣଙ୍କ ପାଖରେ ରହିଥିବା ଦରକାର । ଆପଣଙ୍କ ଉପସ୍ଥାପନା ବେଳେ ଏହା ଅନେକ ମାତ୍ରାରେ କାର୍ଯ୍ୟରେ ଆସିଥାଏ ଏବଂ ମିଟିଂ ଟି ଜୀବନ୍ତ ଲାଗିଥାଏ ।

• ମନେରଖନ୍ତୁ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସି ବେଳେ ଆପଣ ୱେବ୍ କ୍ୟାମେରାର ସମ୍ମୁଖରେ ବସିବା ଆବଶ୍ୟକ । ଏହା ଦ୍ଵାରା ଆପଣ ଭଲ ଭାବେ ଦୃଶ୍ୟମାନ ହେବେ। ସିଷ୍ଟମ ସହ ଭଲ ଭାବେ କନେକ୍ଟ ହୁଅନ୍ତୁ । ଯେଉଁ ସ୍ଥାନରେ ଆପଣ ବସୁଛନ୍ତି ଉକ୍ତ ସ୍ଥାନରେ ଭଲ, ଆଲୋକ ଥିବା ଦରକାର ।
• ଭିଡିଓ କ୍ୟାମେରା ଯେଉଁ ସ୍ଥାନରେ ଥିବ ଉକ୍ତ ସ୍ଥାନଟି ବ୍ୟବସ୍ଥିତ ହୋଇଥିବା ଦରକାର । ଏହା ସଫା ଥିବା ଦରକାର । ମନେରଖନ୍ତୁ ଏହା ନିଶ୍ଚିତ କରନ୍ତୁ ଯେ, ଆପଣଙ୍କ ପଛପଟେ ଝରକା ନ ଥିବା ଦରକାର କିମ୍ବା ଲାଇଟ୍ ପଡୁ ନ ଥିବା ଦରକାର । ଏହା ହେଲେ ଆପଣଙ୍କ ମୁହଁ ଅନ୍ଧାରୁଆ ଦେଖାଯିବ ଏବଂ ଫଟୋ କ୍ଲାଲିଟି ଖରାପ ରହିବ ।
• ଭିଡିଓ କନ୍ଫରେନିଂ ବେଳେ ମ୍ୟୁଜିକ୍ ଡିଭାଇସ୍, ଫୋନ୍ ଏବଂ ଟିଭି ଆଦି ବନ୍ଦ କରିଦିଅନ୍ତୁ ।
• ଏଭଳି ଏକ ସ୍ଥାନରେ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ହେବା ଦରକାର ଯେଉଁଠି କୋଳାହଳ ନ ଥିବ ।
• ତେବେ ପୂର୍ବରୁ ଉପଯୁକ୍ତ ସାଉଣ୍ଡ୍ ଏବଂ କ୍ୟାମେରା ସିଷ୍ଟମ୍ ସହ ଡମି ଭିଡିଓ କନ୍ଫରେନ୍ସ ଜରିଆରେ ପ୍ରାକ୍ଟିସ୍ କରିବା ଭଲ । କାଳେ କୌଣସି ବାଧା ସୃଷ୍ଟି ହେବ ସେଥିପାଇଁ ସ୍କାଇପ୍ ଲୋଡ୍ ହୋଇଥିବା ଅତିରିକ୍ତ ଲାପଟପ୍ ଏବଂ ଡେସ୍କଟପ୍ ନିକଟରେ ରହିଥିଲେ ଭଲ ।

କିପରି ପୋଷାକ ପିନ୍ଧିବା ଉଚିତ

ଯେକୌଣସି ଅଫିସିଆଲ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ପାଇଁ ଫର୍ମାଲ ପୋଷାକ ପିନ୍ଧିବା ଦରକାର । ଅନେକ ଭାବନ୍ତି ଏହା ଏକ ଭିଡିଓ କଂଫରେନ୍ସ ହୋଇଥିବାରୁ କେହି ସେମାନଙ୍କ ଡ୍ରେସ ଅପ୍ ଏବଂ ଲୁକ୍‌କୁ ନଜର ଦେବେନାହିଁ। ଏହା ଠିକ୍ ନୁହେଁ।

ବର୍ତ୍ତମାନ ଯେଉଁ ୱେବ୍ କ୍ୟାମେରାଗୁଡିକ ଆସୁଛି, ସେଗୁଡିକ ଅତ୍ୟାଧୁନିକ ଟେକ୍ନୋଲୋଜିବିଶିଷ୍ଟ ହୋଇଥିବାରୁ ଏଥିରେ ସବୁକିଛି ସ୍ପଷ୍ଟ ବାରି ହୋଇଯିବ । ଭଲ ଭାବେ ଡ୍ରେସ ଅପ୍ ହୋଇ ନ ଗଲେ ଅନ୍ୟମାନଙ୍କ ଆଗରେ ଇମ୍ପ୍ରେସନ ଖରାପ ହୋଇଯିବ । ମନେରଖନ୍ତୁ ଏଥିରେ ସିନିୟର ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ଅଧିକାରୀମାନେ ମଧ୍ୟ ଯୋଗ ଦେଉଛନ୍ତି । ତେଣୁ ଡ୍ରେସ ଅପ କୁ ଆଦୌ ଅବହେଳା କରାଯିବା ଉଚିତ ନୁହେଁ।

ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସକୁ ଆଦୌ ଡରିବା ଉଚିତ ନୁହେଁ । ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ଆଗରେ ନିଜକୁ ଭଲ ଭାବେ ଉପସ୍ଥାପନ କରିବାର ଏହା ଏକ ପ୍ଲାଟଫର୍ମ । ସେମାନଙ୍କ ଭରସା ଜିତିବାର ଏହା ଏକ ମାଧ୍ୟମ । ସେ କୌଣସି କମ୍ପାନୀର ଇଣ୍ଟରଭ୍ୟୁ ପ୍ରକ୍ରିୟା ହୋଇଥାଉ କିମ୍ବା ଅଫିସିଆଲ୍ ମିଟିଂ ଆତ୍ମବିଶ୍ଵାସ ଏବଂ ଦୃଢ଼ମନା ହୋଇ ଭିଡିଓ କନଫରେନ୍ସ ରେ ଯୋଗ ଦିଅନ୍ତୁ । ମନରେ ଭୟଭାବ ନ ଥିବା ଦରକାର । ଏହା ଆପଣଙ୍କ ପାଇଁ ଏକ ସୁଯୋଗ । ସାମାନ୍ୟ ଅଭ୍ୟାସ କରି ଆପଣ ନିଜକୁ ଭଲ ଭାବେ ଉପସ୍ଥାପନ କରିପାରିବେ ଏଥିରେ ଆଦୌ ସନ୍ଦେହ ନାହିଁ।

ସଂଗୃହିତ : ପ. କ୍ ପ୍ରମାନିକ